Was tun, wenn Kunden nicht zahlen?

In der Selbstständigkeit kann es immer mal wieder passieren, dass man auf seiner Arbeit sitzenbleibt. Dann nämlich, wenn es sich ein Kunde anders überlegt, ihm die erbrachte Leistung nicht zusagt oder es Unstimmigkeiten zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber gibt.

Einfach nicht zahlen – Bei Online-Dienstleistern einfacher?

Nun ist es nicht immer so wie im Falle Restaurant: Das Essen hat zwar nicht geschmeckt, bezahlt wird aber trotzdem. Anders verhält es sich bei Grafikern, Entwicklern oder eben auch Autoren, die ihr Business frei betreiben. Hier hat man den Kunden nicht „auf dem eigenen Terrain“, wie im Restaurant zum Beispiel, wo bei Nicht-Bezahlung das klassische Tellerspülen droht.
Die Kunden scheinen sich sicher zu fühlen, wenn sie sich dagegen entscheiden, eine erbrachte Leistung nicht bezahlen zu wollen.

Selbstständige haben ein Recht auf ihr Geld

Doch das ist ein trügerisches Sicherheitsgefühl, denn natürlich und noch wichtiger juristisch haben Selbstständige ein Recht auf Ihre Bezahlung. Es besteht ein Vertragsverhältnis und so lange ein Kunde nicht vor Beginn der Arbeit eindeutig dagegen widerspricht (schriftlich), besteht auch ein Anspruch auf Entlohung.
Zum Glück ist es ein verschwindend geringer Anteil, aber so mancher schafft sich seinen eigenen Gesetztesraum, behält sich unendlich lange Revisionszeiten vor, übernimmt meine Preisgestaltung für mich und reizt so meine Kulanz aus bis zum Gehtnichtmehr.

Kunde verweigert Zahlung – Kulanz hat ihre Grenzen

Aber wann geht es nicht mehr? Die Kulanz ist sicherlich einer der ersten Maßnahmen, die man ergreifen kann, wenn der Kunde nicht zahlt. Sie ist eine passive Maßnahme, die Selbstständige vor allem dann ergreifen sollten, wenn sie Interesse an der Fortführung der Zusammenarbeit haben, etwa, weil noch viel Auftrag zu erwarten ist.
Aber Kulanz ist ein Entgegenkommen und sollte nicht ins Ausbeuten übergehen. Jeder hat hier seine individuellen Schmerzgrenzen.

Wann man mit Kulanz nicht weiterkommt:

  • Kunde reagiert nicht mehr auf Kontaktanfragen jeglicher Art
  • Kunde hat auch auf mehrere freundliche Zahlungshinweise nicht reagiert, geschweige denn gezahlt
  • Ihr Gefühl sagt Ihnen immer mehr, dass Sie so nicht zum Ziel kommen

Zahlungsaufforderungen und Mahnungen

Dann ist es jetzt wohl soweit, es muss eine Zahlungsaufforderung her, die der ganzen Sache etwas Nachdruck verleiht. Für alle Projekte und Aufträge sollten stets die gleichen Fristen gelten, etwa Zahlungsziele von zwei Wochen. Manche Kunden haben einen speziellen Zahlungsturnus, manche zahlen immer sofort.

Sofern keine Buchhaltungssoftware darauf hinweist, sind die Zahlungsdaten eigentlich immer im Hinterkopf. Ist also ein Zahlungsziel erreicht, kann man noch ein, zwei Tage warten, dann aber sollte die erste höflich Nachfrage kommen. Geht das Geld dann nach weiterer Verzögerung von einer Woche noch immer nicht ein, sollte im Gegenzug die erste Mahnung eingehen.

Darum die Zügel bei Zahlungsausstand straff halten

Einigen wenigen Kunden geht das zu schnell. Sie behalten sich vor, ihre eigenen Zahlungsziele zu haben und fühlen sich durch Zahlungserinnerungen oder Mahnungen gegängelt. Das verschlechtere die Geschäftsbeziehungen nachhaltig, finden sie. Das ist auch so, jedoch empfinden diejenigen Kunden das m.E. aus der falschen Perspektive. Es ist nicht unberechtigt, nach deutlicher Zahlungsverzögerung und nach freundlichen Aufforderungen Mahnungen zu verschicken. Außerdem: Mahnungen sind erforderlich für eventuell nachfolgende Mahnverfahren, bzw. juristische Auseinandersetzungen.

Mehr Infos: Richtig eine Mahnung schreiben

Kunde zahlt nicht, Anwalt einschalten

Wenn die erste Mahnung erst einmal raus ist, wackelt natürlich die Geschäftsbeziehung, das sieht der angemahnte Kunde natürlich richtig. Die Frage ist nur, ob man selbst überhaupt noch eine Geschäftsbeziehung mit einem derartigen Kunden wünscht. Natürlich kann es manchmal vorkommen, dass eine Rechnung übersehen wird oder dass die Buchhaltung von einer Grippewelle überrascht wird.

Wenn aber nach der ersten Mahnung nichts passiert und die zweite Mahnung erfolgt, muss man doch von Absicht ausgehen. Ist der Kunde zahlungsunwillig (oder vielleicht auch zahlungsunfähig), kann man ein letztes Mal, in der zweiten Mahnung auf die Zahlungsverpflichtung hinweisen. Sollte auch deren Frist verstreichen, kann man einen Anwalt einschalten.

Was macht der Anwalt bei Zahlungsrückständen?

Wie ich selbst vor kurzem erlebt habe, lassen es manche Leute – das erste Mal für mich in knapp 6 Jahren Selbstständigkeit – tatsächlich darauf ankommen.
So geht ein Anwalt vor, wenn die Kunden seiner Klienten nicht zahlen:

  1. Der Anwalt verfasst zunächst ein Schreiben, in dem der säumige Kunde abermals zur Zahlung aufgefordert wird.
  2. Zweites Schreiben mit letzter Ermahnung
  3. Folgt auf dieses Schreiben erneut nicht die gewünschte Reaktion, droht der Anwalt mit einer Klage
  4. Aufsetzen der Klageschrift und Gerichtsverfahren

An dieser Stelle wird es teuer, falls der eigene Anspruch jedoch berechtigt ist, kann man davon ausgehen, dass die Gerichtskosten dem Gegner aufgebürdet werden.
Die Kosten für den Anwalt halten sich in den ersten 3 Schritten zunächst in Grenzen. Dennoch bleibt man auf ihnen sitzen, sofern es nicht zu einem Gerichtsverfahren kommt. Alternativ kann man natürlich an dieser Stelle seinerseits in die Offensive gehen und die Kosten sozusaagen zurück-klagen.

Präventive Maßnahmen gegen ausbleibende Zahlungen

Was tun, wenn Kunden nicht zahlen? – eine gute Frage, die man aber auch anders stellen kann: Was tun, damit Kunden zahlen? Es gibt Präventivmaßnahmen, um solche nervenaufreibenden und sinnlosen Stresssituationen von vornherein zu vermeiden.

  • Arbeitsproben: Um direkt am Anfang eines Auftrags die schiere Kompatibilität von Auftraggeber und Auftragnehmer abzusichern, ist es immer gut, eine erste Kostprobe der Arbeit abzuliefern. Wenn es schon hier nicht passt, ist es für beide Seiten viel Zeit- und Stress-Ersparnis, wenn man den Auftrag gar nicht erst zustande kommen lässt. Dennoch sollte man nicht immer alle Arbeitsproben kostenlos erstellen.
  • Kostenvoranschlag: Durch den KVA weiß der Kunde, was an Kosten auf ihn zukommt. Somit sind Argumente wie, „oh, das hatte mir aber billiger vorgestellt“ von vorn herein ausgeschlossen.
  • Anzahlungen: Für mich persönlich ein probates Mittel, das ich seit Jahren anwende. In Verbindung mit einem klaren Briefing, sowie einer garantierten Korrekturrunde kommt eigentlich jeder Kunde auf seine Kosten. Für den Selbstständigen gibt es zusätzlich eine Sicherheit, denn wenn ein Kunde einfach den Auftrag abbricht (kommt auch vor), bleibt er nicht vollkommen auf seiner Arbeit sitzen.
  • Korrekturrunden: Sie sind anwendbar auf viele selbstständige Tätigkeiten. Beim Texten geht es um Fehlerbehebung, Umformulierungen oder auch Stilfragen. Generell sollte man aber darauf achten, dass die Korrekturen nicht ausufern und nicht zum Fass ohne Boden werden. Bevor man irgendwann die vierte unbezahlte Korrektur durchführt, lieber von Beginn an die Korrekturgrenze dem Kunden gegenüber definieren. Erfolgt über diese Korrekturgrenze hinaus keine Einigung: Auftrag lieber abbrechen.
  • Rechtsschutzversicherung: Sollten alle Stricke reißen, hilft die Rechtsschutzversicherung. Das heißt für die oben beschriebenen Anwaltsaktivitäten, sowie auch Gerichtsverfahren ist man dank ihr abgesichert. Man braucht sie zwar nur selten, sie gibt aber immer ein äußerst entspanntes Gefühl. Eine Entspannung, die mir gut 40€ im Monat wert ist.

Selbstständige brauchen Fingerspitzengefühl

Natürlich ist es immer lästig, wenn der Kunde nicht zahlt. In den meisten Fällen geschieht es aber nicht mutwillig. Hier braucht man Fingerspitzengefühl, nicht nur als Texter.
Gut ist auch, das Vorgehen in Bezug auf Kostenvoranschläge, Anzahlungen und Korrekturstufen auf der eigenen Website zu kommunizieren und Kunden darauf hinzuweisen. Denn mit einer solch lückenlosen Informationspolitik ist man bei eventuellen Verfahren später auch auf der sicheren Seite.

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