Gute Briefings, schlechte Briefings

Vor ein paar Tagen landete ein sehr schönes Briefing in meinem Postfach. Es war unmissverständlich und vollständig. Noch dazu lag ihm offenbar eine gewisse Expertise mit der Erstellung von Briefings zu Grunde. Letzteres würde ich gleichwohl noch nicht mal als obligatorisch dafür ansehen, wie man ein gutes Briefing erstellt. Trotzdem war es super!
Ich bekomme viele Briefings, manche gut, manche nicht, von Vertretern vieler Branchen – Meine Einsichten und Ansichten.

Was sind Briefings, wofür sind sie da und wie helfen sie allseits beim Arbeiten?

Wozu ist ein Briefing da?

Genau, mit dieser Frage fangen wir mal an, und geben eine knackige Antwort: Ohne Briefing läuft es nicht. Was überhaupt laufen soll, sei es der Alkohol, ein Transportwagen oder der Textfluss, das ist für das Briefing als Kommunikationselement nur bedingt wichtig. Wichtig ist, dass die Ganzheit aller relevanten Informationen gegenüber dem Gebrieften richtig kommuniziert wird.

Das briefende Element in dreierlei Kontext:

Spedition –> Lieferschein –> Fahrer
Bargast –> Wunsch nach Getränk –> Barkeeper
Kunde –> Briefing –> Sebastian

Das Briefing ist also eine Auftragsbeschreibung. In meinem Falle – also bei einem Textauftrag – kann ein gutes Briefing bereits mit folgenden Parametern vollständig sein:

  • Textanzahl
  • Wortzahl

erweiterbar ist es gegebenenfalls durch

  • Textart
  • Textarbeit, also Redaktion, Neuerstellung, Übersetzung usw.
  • Keywordnennung
  • Keyword-Häufigkeit
  • Bestimmte sprachliche Herausforderungen

Eine Liste, die – je nach Auftrag – immer weiter erweiterbar ist. Und genau hier, in der Erweiterung der Informationen in einem Briefing, wird es auch allgemein für den Verfasser eines Briefings immer schwerer, nichts zu vergessen, aber gleichzeitig auch relevant zu bleiben.

Der Informationsaufbau im Briefing hat einen Stamm, der immer weiter verzweigt wird, je nachdem, wie komplex die Aufgabe ist: Tu dies und das, aber berücksichtige dabei auch, dass…
Die Kunst bei der Erstellung des Briefings ist es nun, das Briefing bei aller Informationsfülle übersichtlich und nachvollziehbar zu halten.

Wenn Briefing, dann richtig

Manche meiner Kunden tun das oft, das merkt man. Andere tun das nie, dann auch nicht bei mir. Wieder andere versuchen es, machen sich viel Arbeit damit, ohne davon etwas zu haben. Denn nicht alle Briefings sind auch gute Briefings. Ein weiteres Beispiel, ebenfalls aus den letzten Wochen, hat gezeigt, dass auch ein vorhandenes Briefing nicht unbedingt zum Ziel führt. Es führt nur dazu, dass der Absender Arbeit damit hatte, der Empfänger damit aber nicht arbeiten kann.

Wie macht man ein schlechtes Briefing?:

  • zu umfangreich (engl. Adjektiv „brief“ = kurz)
  • unübersichtlich, ohne erkennbare Struktur
  • fehlende Infos, die aber im Output gewünscht sind
  • fehlende Auftragsparamter, die später bemängelt werden
  • voller Querverweise auf Websites oder andere Dokumente
  • ohne Bezug auf den Auftrag
  • keine konkreten Aussagen zur Ausführung (also Wortzahl, Keywords, Arbeitsstunden, mit wem zusammen, bis wann usw.)

Wie macht man ein gutes Briefing? Einfach die eben oben beschriebenen Fehler vermeiden, bzw. das Gegenteil tun.

Briefing ist Vorstellung

Nicht wenige Menschen unterschätzen die bloße Anwesenheit eines Briefings – das muss ich leider immer wieder mal feststellen. Am Beginn einer Aufgabe ist das Briefing die Schnittstelle zwischen dem Element, das ausführen lässt und dem Element, das ausführt.

Ein Briefing ersetzt, bzw. unterstützt ein direktes Gespräch innerhalb der Projektplanung. Mit dem Briefing erklärt also der Absender dem Empfänger, wie er sich die Ausführung eines Auftrages vorstellt. Diese Vorstellung muss aber auch dergestalt vorgestellt werden, dass der Empfänger sich etwas darunter vorstellen kann.
Mit einem guten Briefing klappt das und die Aufgabe kann ohne weitere Fragen ausgeführt werden. Doch mit schlechten Briefings gibt es Rückfragen, keine gute Ausführung, unnötige Korrekturschleifen und damit letztlich verlorene Zeit für alle. Kurz: Schlechte Briefings sind Zeitverschwendung.

Andere Branchen, andere Sitten

Nun arbeite ich als freier Texter in einer Branche, die eigentlich alle Branchen bedient. Die besten Briefings kommen natürlich von jenen Kunden, die schon viel Erfahrung damit haben und zum Beispiel auch inhouse Projekte mit Hilfe von Briefings abwickeln. Oftmals bekomme ich dann Briefings im entsprechenden Corporate Design, sehr hübsch. Doch darüber hinaus sind die Briefing-erprobten Branchen eben auch in der Lage, gute Briefings zu verfassen, unmissverständlich, vollständig und vielleicht auch voller Hingabe zum Briefing.

So, wie das Briefing, dass ich eingangs erwähnte. Seinem Absender habe ich übrigens meine Begeisterung direkt mitgeteilt.
Sollte ich Ihnen, aus welcher Branche auch immer, Ihnen einen Link zu diesem Artikel zugesendet haben, betrachten Sie den Artikel bitte entweder als Lob für Ihr gutes Briefing oder als Briefing für eine gelungene Zusammenarbeit 😉

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